Eigentümerversammlung einberufen: Ablauf, Fristen und Muster-Einladung
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan jeder WEG. Ob Verwalterwechsel, Instandhaltungsmaßnahmen oder Jahresabrechnung – ohne rechtssichere Einberufung ist jeder Beschluss anfechtbar. Dieser Leitfaden zeigt, wer einberufen darf, welche Fristen gelten und wie eine rechtssichere Einladung aussieht.
Wer darf die Eigentümerversammlung einberufen?
Das Einberufungsrecht ist in § 24 WEG geregelt. Einberufen darf nicht jeder – ein Beschluss auf einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Versammlung ist anfechtbar.
Der Verwalter
Der Verwalter ist zur Einberufung verpflichtet – mindestens einmal jährlich für die ordentliche Versammlung sowie bei Bedarf für außerordentliche Versammlungen (§ 24 Abs. 1 WEG).
Der Verwaltungsbeirat
Wenn kein Verwalter bestellt ist oder der Verwalter die Einberufung ohne Grund verweigert, kann der Verwaltungsbeirat die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Eigentümer / Gericht
Eigentümer mit mehr als 25 % Miteigentumsanteil können selbst einladen. Alternativ kann das Amtsgericht auf Antrag einen Eigentümer zur Einberufung ermächtigen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Fristen und formale Anforderungen
Formfehler bei der Einberufung machen Beschlüsse anfechtbar. Diese Anforderungen müssen zwingend eingehalten werden:
| Anforderung | Regelung |
|---|---|
| Einberufungsfrist | mind. 3 Wochen vor dem Termin (§ 24 Abs. 4 WEG) |
| Form der Einladung | Textform genügt (E-Mail, Brief) – keine notarielle Form nötig |
| Fristbeginn | Tag des Zugangs beim letzten Eigentümer |
| Tagesordnung | vollständig und konkret in der Einladung benennen |
| Ort und Zeit | Pflichtangaben in der Einladung |
| Außerordentliche Versammlung | jederzeit bei dringendem Bedarf möglich |
| Anfechtungsfrist Beschlüsse | 1 Monat ab Beschlussfassung (§ 45 WEG) |
Die Einberufung Schritt für Schritt
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Termin und Ort festlegen
Wählen Sie einen Termin, der allen Eigentümern bekannt gegeben werden kann – mindestens drei Wochen im Voraus. Bei größeren Gemeinschaften empfiehlt sich ein Saal oder Gemeinschaftsraum im Objekt.
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Tagesordnung vollständig ausarbeiten
Jeder Punkt muss so konkret benannt sein, dass die Eigentümer verstehen, worüber abgestimmt wird. Beschlussvorschläge sollten bereits formuliert beigefügt sein. Vage Punkte wie „Sonstiges" reichen für Beschlussfassungen nicht aus.
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Unterlagen zusammenstellen
Relevant je nach Tagesordnung: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Verwaltervertrag, Angebote für Instandhaltungsmaßnahmen oder Beschlussvorschläge in Textform. Umfangreiche Unterlagen vorab digital bereitstellen.
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Einladung versenden
Die Einladung geht an alle eingetragenen Eigentümer – per Brief oder E-Mail (Textform). Achten Sie auf aktuelle Adressen. Eigentümer ohne hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten die Einladung weiterhin postalisch.
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Versammlung leiten und Protokoll erstellen
Der Verwalter leitet die Versammlung, sofern kein anderer Versammlungsleiter gewählt wird. Alle Beschlüsse sind im Protokoll festzuhalten und in die Beschlusssammlung einzutragen (§ 24 Abs. 7 WEG).
Muster-Einladung zur Eigentümerversammlung
Diese Vorlage entspricht den formalen Anforderungen nach § 24 WEG. Bitte an Ihre konkrete Situation anpassen.
Einladung
Einladung zur Eigentümerversammlung
Sehr geehrte Eigentümerinnen und Eigentümer der WEG [Objektbezeichnung, Straße, Ort],
hiermit lade ich Sie zur ordentlichen / außerordentlichen Eigentümerversammlung ein:
Datum: [Wochentag], [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit] Uhr
Ort: [Adresse des Versammlungsorts]
Tagesordnung:
TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
TOP 2: Genehmigung der Jahresabrechnung [Jahr]
TOP 3: Verabschiedung des Wirtschaftsplans [Jahr]
TOP 4: [Weiterer Punkt – z. B. Abberufung / Bestellung des Verwalters]
TOP 5: Verschiedenes (keine Beschlussfassungen)
Beschlussvorschläge zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten sind dieser Einladung beigefügt. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name der Verwaltung] – [Unterschrift]
Außerordentliche Eigentümerversammlung
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann jederzeit einberufen werden, wenn dringende Angelegenheiten keinen Aufschub bis zur ordentlichen Jahresversammlung dulden. Typische Anlässe:
- Abberufung und Neubestellung des Verwalters
- Akuter Gebäudeschaden mit dringendem Instandhaltungsbeschluss
- Notwendige Sonderumlage
- Anfechtung eines vorangegangenen Beschlusses
- Dringende Entscheidung zu laufenden Rechtsstreitigkeiten
Die Einberufungsfrist von mindestens drei Wochen gilt auch für außerordentliche Versammlungen. Bei echter Dringlichkeit (z. B. akuter Wasserschaden) können Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG eine schnellere Alternative sein – allerdings grundsätzlich nur mit Einstimmigkeit.
Typische Fehler bei der Einberufung
- Dreiwochen-Frist nicht eingehalten – Beschlüsse werden anfechtbar.
- Tagesordnung zu vage formuliert – „Sonstiges“ reicht für Abstimmungen nicht aus.
- Eigentümer nicht vollständig benachrichtigt – fehlende Eigentümer können Beschlüsse anfechten.
- Veraltete Adressen genutzt – Eigentümerliste regelmäßig aktualisieren.
- Kein Versandnachweis – im Streitfall muss der Zugang bewiesen werden.
- Beschlussvorschläge nicht beigefügt – Eigentümer können sich nicht vorbereiten.
- Kein Protokoll erstellt oder Beschlusssammlung nicht aktualisiert – Pflicht nach § 24 Abs. 7 WEG.
Über den Autor
Luis Braun AGS-Gruppe · 3. Generation
Mein Großvater hat die AGS-Gruppe gegründet – heute führen wir die Hausverwaltung in dritter Generation. Ich begleite Eigentümergemeinschaften bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen.
Häufige Fragen zur Eigentümerversammlung
Wie lange vor der Eigentümerversammlung muss eingeladen werden?
Die Einberufung muss mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin in Textform erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Frist beginnt mit dem Tag des Zugangs der Einladung beim letzten Eigentümer.
Wer darf die Eigentümerversammlung einberufen?
In erster Linie der Verwalter (§ 24 Abs. 1 WEG). Wenn kein Verwalter vorhanden ist oder er die Einberufung verweigert, kann der Verwaltungsbeirat einberufen. Alternativ können Eigentümer mit mehr als 25 % Miteigentumsanteil selbst einladen oder beim Amtsgericht die Ermächtigung beantragen (§ 24 Abs. 3 WEG).
Ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig, wenn nur wenige kommen?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der erschienenen Eigentümer beschlussfähig. Das frühere Quorum von 50 % wurde abgeschafft.
Muss die Tagesordnung in der Einladung stehen?
Ja, zwingend. Die Einladung muss alle Tagesordnungspunkte vollständig und so konkret benennen, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber abgestimmt wird. Unklare oder fehlende Punkte machen einen späteren Beschluss anfechtbar.
Kann man eine Eigentümerversammlung auch online abhalten?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümerversammlungen auch in hybrider oder rein digitaler Form abgehalten werden, wenn die Gemeinschaft dies vorher beschlossen hat (§ 23 Abs. 1 WEG).
Was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung?
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wird außerhalb des jährlichen Turnus einberufen, wenn dringende Angelegenheiten nicht bis zur ordentlichen Versammlung warten können – zum Beispiel bei Verwalterkündigung, akutem Schaden oder dringenden Instandhaltungsmaßnahmen.
Was passiert, wenn der Verwalter die Einberufung verweigert?
Verweigert der Verwalter die Einberufung ohne sachlichen Grund, kann der Verwaltungsbeirat die Versammlung einberufen. Alternativ können Eigentümer mit mehr als 25 % Miteigentumsanteil selbst einladen oder beim Amtsgericht die Ermächtigung beantragen (§ 24 Abs. 3 WEG).
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