Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Checkliste und was Sie wissen müssen
Eine schlechte Hausverwaltung kostet Eigentümergemeinschaften Zeit, Geld und Nerven. Der Verwalterwechsel ist seit der WEG-Reform 2020 einfacher denn je – kein wichtiger Grund mehr nötig. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wann sich der Wechsel lohnt, wie er abläuft und worauf Sie bei der Wahl einer neuen Verwaltung achten sollten.
Wann lohnt sich ein Verwalterwechsel?
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt sofort einen Verwalterwechsel. Manchmal reicht das direkte Gespräch mit der aktuellen Verwaltung. Wenn jedoch strukturelle Probleme bestehen, ist ein Wechsel die bessere Lösung.
Klare Wechselsignale
- Jahresabrechnung wiederholt fehlerhaft oder verspätet
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt
- Keine Erreichbarkeit bei Schäden oder Notfällen
- Intransparente Kostenabrechnung
- Eigentümerversammlung wird nicht einberufen
- Instandhaltungsmaßnahmen werden ignoriert
Gute neue Verwaltung erkennen
- VDIV-Mitgliedschaft oder vergleichbarer Fachverband
- Klares Vergütungsmodell ohne versteckte Kosten
- Digitales Eigentümerportal vorhanden
- Feste Ansprechpartner für die WEG
- Erfahrung mit vergleichbaren Objekten
- Vermögensschadenhaftpflicht nachweisbar
- Referenzen und Bewertungen
Der Ablauf des Verwalterwechsels in 5 Schritten
Ein strukturierter Wechsel schützt die Gemeinschaft vor Verwaltungsvakuum und rechtlichen Risiken. Diese fünf Schritte haben sich in der Praxis bewährt.
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Neue Verwaltung vorab auswählen
Holen Sie mindestens drei Angebote ein, bevor Sie den alten Verwalter abberufen. Vergleichen Sie Leistungsumfang, Vergütung und Referenzen. So vermeiden Sie das Verwaltungsvakuum, das entsteht, wenn die Abberufung vor der Neubestellung beschlossen wird.
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Eigentümerversammlung einberufen
Die Einberufung muss mindestens drei Wochen vorher mit vollständiger Tagesordnung erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Beide Punkte – Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters – müssen explizit auf der Tagesordnung stehen.
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Doppelbeschluss fassen
In einer Abstimmung werden Abberufung des alten Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters beschlossen. Für beide reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Abberufung wirkt sofort mit Verkündung des Beschlusses.
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Kündigung schriftlich zustellen
Der Beschluss wird dem alten Verwalter schriftlich zugestellt – per Einschreiben mit Rückschein. Der neue Verwaltervertrag tritt mit dem vereinbarten Datum in Kraft, idealerweise nahtlos nach Ablauf des alten Vertrags.
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Geordnete Übergabe sicherstellen
Der scheidende Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen, Konten, Schlüssel und Zugangsdaten unverzüglich herauszugeben (§ 18 Abs. 4 WEG). Legen Sie einen verbindlichen Übergabetermin fest und dokumentieren Sie alles schriftlich.
Muster-Beschlussvorschlag: Bestellung des neuen Verwalters
Dieser Beschlussvorschlag regelt die Bestellung des neuen Verwalters und den Abschluss des Verwaltervertrags in einem Tagesordnungspunkt. Er sollte gemeinsam mit dem Beschluss zur Abberufung des alten Verwalters gefasst werden, um einen nahtlosen Übergang sicherzustellen.
TOP X: Bestellung des neuen Verwalters und Abschluss des Verwaltervertrags
Die Wohnungseigentümergemeinschaft [Objektbezeichnung, Straße, Ort] bestellt [Firma / Name der neuen Verwaltung, Anschrift] mit Wirkung zum [Datum des Amtsantritts] gemäß § 26 Abs. 1 WEG zur neuen Verwalterin / zum neuen Verwalter.
Der Verwaltungsbeirat – ersatzweise Herr/Frau [Name] – wird bevollmächtigt und beauftragt, den Verwaltervertrag mit [Firma / Name] zu den in der Einladung beigefügten Konditionen [Netto / Brutto] im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen. Der Vertrag beginnt am [Datum] und hat eine Laufzeit von [z. B. drei Jahren].
Die neue Verwaltung wird beauftragt, die geordnete Übergabe aller Verwaltungsunterlagen, Konten, Schlüssel und Zugangsdaten von der bisherigen Verwaltung entgegenzunehmen und den Übergabeprozess zu dokumentieren.
Checkliste: Das brauchen Sie für den Wechsel
Diese Unterlagen und Informationen sollte Ihre neue Hausverwaltung zum Start erhalten:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Aktuelle Beschlusssammlung (alle gefassten Beschlüsse)
- Jahresabrechnungen der letzten drei Jahre
- Wirtschaftspläne laufendes und Vorjahr
- Kontoauszüge aller Gemeinschaftskonten inkl. Instandhaltungsrücklage
- Alle laufenden Wartungs- und Dienstleisterverträge
- Versicherungspolicen (Gebäude, Haftpflicht, etc.)
- Objektschlüssel, Zugangscodes und Zugangsdaten (Heizung, Klingel, Portal)
- Eigentümerliste mit aktuellen Kontaktdaten
- Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen
- Offene Hausgeldmandate und Mahnvorgänge
- Laufende Rechtsstreitigkeiten oder Versicherungsfälle
Was kostet der Verwalterwechsel?
Der Wechsel selbst verursacht keine direkten Kosten. Zu beachten sind jedoch:
- Parallelkosten: Läuft der alte Verwaltervertrag noch, zahlen Sie übergangsweise zwei Vergütungen gleichzeitig – in der Regel bis zu sechs Monate.
- Kosten der Eigentümerversammlung: Raummiete, Protokoll und ggf. Rechtsbeistand gehen zu Lasten der Gemeinschaft.
- Neue Verwaltervergütung: Typisch sind 20 – 35 € pro Einheit und Monat, je nach Leistungsumfang und Objektgröße.
Typische Fehler beim Verwalterwechsel
- Neue Verwaltung erst nach Abberufung suchen – Verwaltungsvakuum droht.
- Nur die Abberufung beschließen, nicht die Kündigung des Vertrags – der Vertrag läuft sonst weiter.
- Übergabe nicht dokumentieren – fehlende Unterlagen führen zu Abrechnungsproblemen.
- Kein Übergabeprotokoll erstellen – spätere Streitigkeiten sind kaum zu lösen.
- Parallelkosten ignorieren – den Wechselzeitpunkt strategisch planen, z. B. zum Vertragsende.
- Neue Verwaltung nicht prüfen – Referenzen, Versicherung und Zertifizierung vorab einholen.
Über den Autor
Luis Braun AGS-Gruppe · 3. Generation
Mein Großvater hat die AGS-Gruppe gegründet – heute führen wir die Hausverwaltung in dritter Generation. Ich begleite Eigentümergemeinschaften beim Verwalterwechsel, von der ersten Angebotsprüfung bis zur lückenlosen Aktenübernahme.
Häufige Fragen zum Hausverwaltungswechsel
Kann ich die Hausverwaltung jederzeit wechseln?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen werden – ohne wichtigen Grund. Der Verwaltervertrag läuft dann noch bis zu sechs Monate weiter.
Was kostet ein Verwalterwechsel?
Der Wechsel selbst verursacht keine direkten Kosten außer dem Aufwand für die Eigentümerversammlung. Die neue Verwaltung berechnet ihre Vergütung ab Vertragsbeginn. Parallele Vergütungen können entstehen, wenn der alte Vertrag noch läuft.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Von der Entscheidung bis zum vollständigen Wechsel vergehen in der Regel 3 bis 6 Monate: Einberufungsfrist (mind. 3 Wochen), Beschlussfassung, Vertragsende und Übergabe der Unterlagen.
Was muss der alte Verwalter beim Wechsel übergeben?
Der scheidende Verwalter ist verpflichtet, alle Verwaltungsunterlagen, Konten, Schlüssel, Zugangsdaten und Verträge unverzüglich herauszugeben (§ 18 Abs. 4 WEG).
Brauche ich eine neue Hausverwaltung vor der Kündigung?
Idealerweise ja. Um ein Verwaltungsvakuum zu vermeiden, sollte die Bestellung des neuen Verwalters im selben Beschluss oder zeitnah erfolgen. Die AGS-Gruppe übernimmt auch kurzfristig.
Was passiert mit den Rücklagen beim Wechsel?
Die Instandhaltungsrücklagen gehören der Eigentümergemeinschaft und werden vollständig an den neuen Verwalter übertragen. Der alte Verwalter hat kein Zurückbehaltungsrecht.
Kann eine einzelne Person die Hausverwaltung wechseln?
Nein. Der Verwalterwechsel erfordert einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft auf einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung.
Bereit für einen reibungslosen Verwalterwechsel?
Die AGS-Gruppe übernimmt die gesamte Übergangsphase: Angebotserstellung, Begleitung der Eigentümerversammlung und lückenlose Aktenübernahme. Kostenfreies Erstgespräch – unverbindlich und ohne Risiko.
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