Verwalter kündigen – wann und wie?
Welche Gründe in der Praxis ziehen, welche Form gilt und wie ein sauberer Beschluss aussieht.
Die Abberufung eines Verwalters ist seit der WEG-Reform 2020 deutlich flexibler geworden – aber sie bleibt ein formaler Akt, der Vorbereitung verlangt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Anlässe in der Praxis tragfähig sind, welche Form gewahrt sein sollte und wie der Beschluss in der Eigentümerversammlung sauber zustande kommt.
Typische Kündigungsgründe in der Praxis
In unserer Mandatspraxis kennen wir vier wiederkehrende Auslöser, die Eigentümer-Gemeinschaften zur Trennung vom Verwalter bewegen:
- Intransparente Abrechnungen. Jahresabrechnungen, die nicht nachvollziehbar sind oder regelmäßig zu spät kommen.
- Schwache Erreichbarkeit. Anrufe bleiben unbeantwortet, E-Mails landen im Nirwana, Probleme werden ausgesessen statt gelöst.
- Steigende Kosten ohne Mehrwert. Honorar- oder Sondervergütungs-Anpassungen, die nicht mit besserem Service einhergehen.
- Konkrete Pflichtverletzung. Versäumte Versicherungs-Anpassungen, nicht bearbeitete Beschlüsse, unterlassene Ausschreibungen.
Generell gilt: Die meisten Eigentümer halten zu lange an einem unbefriedigenden Verwalter fest. Das Argument „den kennen wir ja schon“ verlängert das Problem regelmäßig um zwei bis drei Wirtschaftsjahre.
Schlechte Verwaltung kostet die Gemeinschaft pro Jahr mehr Geld als jeder Verwalterwechsel.
Form und Frist – was üblicherweise gilt
Seit der WEG-Reform 2020 kann ein Verwalter durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung jederzeit abberufen werden, auch ohne „wichtigen Grund“. Die Abberufung wirkt zunächst auf den Bestellungs-Status; der zugrundeliegende Verwaltervertrag endet automatisch oder spätestens nach einer kurzen Übergangsfrist – das ist im Detail im Vertrag geregelt.
In der Praxis sehen wir drei Varianten:
- Ordentliche Nicht-Wiederbestellung. Bei Auslaufen der laufenden Bestellperiode wird der Verwalter schlicht nicht erneut bestellt. Sauberster Weg, kein Konflikt.
- Vorzeitige Abberufung ohne Grund. Mehrheitsbeschluss reicht; mögliche Honorar-Ansprüche des Verwalters bis zum Vertragsende sind separat zu klären.
- Außerordentliche Abberufung aus wichtigem Grund. Bei dokumentierter Pflichtverletzung, in der Regel fristlos.
Die Form ist immer ein Beschluss in der ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung. Eine „Kündigung per Brief“ durch einzelne Eigentümer reicht nicht aus.
Beschluss-Logik – wie der Antrag konkret aussieht
Damit ein Abberufungs-Beschluss tragfähig ist, sollte er bestimmte Mindestelemente enthalten. In unserer Praxis bewährt sich folgender Aufbau:
- Klare Benennung des abberufenen Verwalters (Firma, Vertretungsberechtigter)
- Bezugnahme auf die laufende Bestellung (Datum, Bestellungs-Beschluss)
- Zeitpunkt der Wirksamkeit (sofort, zum Monatsende, zum Wirtschaftsjahresende)
- Bestellung des Nachfolgers im selben Beschluss oder im direkt folgenden Tagesordnungspunkt
- Regelung zur Übergabe der Unterlagen mit klarer Frist
Wer die Abberufung beantragen will, sollte den Beschluss-Wortlaut vorbereitet bei der Versammlung dabei haben – am besten als Antrag im Vorfeld an den (noch amtierenden) Verwalter, damit er ordnungsgemäß auf der Tagesordnung steht.
Die häufigste Falle: ein Beschluss, der abberuft – aber den Nachfolger nicht in einem Schritt mitbestimmt.
Was nach dem Beschluss in der Praxis passiert
Sobald der Beschluss gefasst ist, beginnt die operative Phase. Der abberufene Verwalter muss die Unterlagen herausgeben – Beschluss-Sammlung, Buchhaltung, Verträge, Schlüssel. In Konfliktsituationen passiert das in unserer Erfahrung schleppend; ein schriftliches Übergabeprotokoll mit konkreter Frist beschleunigt den Prozess.
Außerdem sind alle relevanten Dritten zu informieren: Bank (Vertretungsberechtigung), Versorger, Versicherer, beauftragte Handwerker, eventuell laufende Gerichts- und Behörden-Verfahren. Diese Aufgabe übernimmt üblicherweise der neue Verwalter, sofort nach Annahme der Bestellung.
Sondersituationen
Drei Konstellationen sehen wir in der Praxis besonders oft – und sie verdienen eigene Beachtung:
- Kein Nachfolger zur Hand. Wenn sofort keine Alternative existiert, kann die Versammlung einen vorläufigen Verwalter bestellen oder den abberufenen Verwalter mit verkürzter Frist weiterarbeiten lassen. Vakuum vermeiden.
- Verwalter widerspricht der Abberufung. Selten, aber möglich. Hier sollte zeitnah eine WEG-Kanzlei einbezogen werden.
- Honorar-Ansprüche nach Abberufung. Wenn keine wichtige Begründung vorliegt, können Honorar-Ansprüche bis zum vereinbarten Vertragsende bestehen. Diese Frage gehört in die Vorabprüfung, nicht in die Nachschau.
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Weitere InformationenHäufige Fragen
Kann ein einzelner Eigentümer den Verwalter „loswerden“?
Muss ein wichtiger Grund vorliegen?
Was, wenn der Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Muss der neue Verwalter im selben Beschluss bestimmt werden?
Hinweis zur regionalen Anwendbarkeit: Die geschilderten Praxisbeispiele stammen aus unserer Mandatspraxis in Baden-Württemberg, im Großraum Stuttgart, Reutlingen, Tübingen und Konstanz/Bodensee. Örtliche Gerichtspraxen können in Details abweichen.
Stand: Mai 2026. Inhalte dieses Ratgebers stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen rund um Abberufung und Vertragsfolgen bitte eine auf WEG-Recht spezialisierte Kanzlei einschalten.