Hausverwaltung-Kosten – was ist üblich, was nicht?
Wie Angebote aufgebaut sind, welche Posten sich verstecken – und wie man Äpfel mit Äpfeln vergleicht.
Wenn Eigentümergemeinschaften Angebote verschiedener Hausverwaltungen vergleichen, landen sie selten bei einer fairen Gegenüberstellung. Die einen rechnen breit, die anderen schmal – und der scheinbar günstigste Anbieter ist nach zwei Jahren oft der teuerste. Dieser Ratgeber zerlegt die typische Honorar-Struktur in drei Kategorien.
Drei Kostenarten – warum diese Unterscheidung zählt
In der Praxis setzen sich die Kosten einer professionellen Hausverwaltung aus drei Bausteinen zusammen: einer regelmäßigen Grundvergütung, Sondervergütungen für besondere Leistungen und konkreten Auslagen. Wer ein Angebot bekommt, sollte diese drei Schichten gedanklich trennen können – sonst vergleicht er pauschal Brutto-Endsummen, die jeweils ganz unterschiedlich zusammengesetzt sind.
Die wichtigste Frage ist nicht „wie hoch ist die Grundvergütung?“, sondern „welcher Leistungsumfang ist in der Grundvergütung enthalten?“. Genau dort verstecken sich die Preisunterschiede.
Eine günstige Grundvergütung wird zur teuren Verwaltung, wenn jede zweite Handlung gesondert berechnet wird.
Grundvergütung – das Basis-Honorar
Die Grundvergütung wird üblicherweise pro Einheit und Monat berechnet, also pro Wohnung bzw. pro Teileigentum. Sie deckt die wiederkehrenden Pflichten ab:
- Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen gegenüber Eigentümern
- Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
- Vorbereitung und Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung
- Korrespondenz mit Versorgern, Versicherern, Handwerkern
- Erreichbarkeit für Eigentümer in laufenden Fragen
Generell gilt: Je mehr Einheiten eine Gemeinschaft umfasst, desto niedriger fällt die Grundvergütung pro Einheit aus – Skalierungseffekte wirken auch hier. Bei sehr kleinen Gemeinschaften (zwei oder drei Einheiten) ist der Grundaufwand pro Einheit naturgemäß höher.
Sondervergütungen – wo es spannend wird
Sondervergütungen werden für Leistungen erhoben, die außerhalb der laufenden Verwaltung liegen. Typische Beispiele:
- Außerordentliche Eigentümerversammlungen
- Koordination größerer Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- Vertretung der Gemeinschaft in Rechtsstreitigkeiten
- Erstellung individueller Bescheinigungen, Sondernachweise
- Aufwand bei Eigentümerwechsel (Erstellung von Verwalter-Erklärungen)
In der Praxis sehen wir, dass gerade bei Anbietern mit besonders niedriger Grundvergütung die Sondervergütungs-Liste lang und detailliert ist. Wer ein Angebot prüft, sollte sich genau diese Liste geben lassen: Was kostet eine Mehrarbeitsstunde? Was kostet ein zweiter Versammlungstermin? Was kostet die Koordination eines Dachsanierungs-Auftrags?
Die Wahrheit über die Verwalter-Kosten steht nicht in der Grundvergütung, sondern in den Sätzen für Sonderleistungen.
Auslagen und Nebenkosten – die dritte Schicht
Zur dritten Kategorie gehören konkrete Auslagen: Porto, Kopier- und Druckkosten, Reisekosten zu Objektbesichtigungen, Gebühren für Bankkonto-Auszüge, Software-Lizenzen für Eigentümer-Portale. Manche Verwaltungen rechnen diese Posten pauschal ab, andere einzeln, wieder andere nehmen sie in die Grundvergütung mit auf.
Üblicherweise lohnt sich hier die Frage: Wie wird kommuniziert? Ein Verwalter, der digital arbeitet – mit Eigentümer-Portal, sicheren Cloud-Dokumenten, E-Mail-Korrespondenz – kommt mit deutlich weniger Auslagen aus als einer, der noch jeden Beleg per Einschreiben verschickt.
Angebote vergleichen – fünf Prüffragen
- Leistungskatalog – Liegt eine schriftliche Liste vor, was in der Grundvergütung enthalten ist?
- Sondervergütungen – Sind alle gängigen Zusatzleistungen mit Sätzen aufgeführt?
- Vertragslaufzeit – Welche Bindungsfristen, welche Kündigungsfristen?
- Erreichbarkeit – Feste Sprechzeiten, dedizierter Ansprechpartner, oder Call-Center?
- Referenzen – Vergleichbare Objekte in der Region, mit Kontaktmöglichkeit?
In der Praxis macht der Unterschied zwischen einem guten und einem mittelmäßigen Angebot selten der Quadratmeterpreis – sondern die Qualität der Abrechnungen und die Reaktionszeit bei Problemen. Beides erkennt man nicht im Angebot, sondern in den Referenzen.
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Weitere InformationenHäufige Fragen
Sind die Kosten der Hausverwaltung umlagefähig?
Lohnt sich eine professionelle Verwaltung für kleine WEGs?
Was ist mit der Mehrwertsteuer?
Wie wird das Honorar in der Gemeinschaft umgelegt?
Hinweis zur regionalen Anwendbarkeit: Die Beobachtungen stammen aus unserer Praxis in Baden-Württemberg, insbesondere im Großraum Stuttgart, Reutlingen, Tübingen und Konstanz/Bodensee. In Ballungsräumen sind Vergleichsangebote dichter, in ländlichen Lagen sind regionale Anbieter oft preislich und qualitativ überlegen.
Stand: Mai 2026. Inhalte dieses Ratgebers stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für individuelle Vertragsfragen bitte Fachberatung einholen.