Hausverwaltung abberufen, Einladungsfristen und Kontoführung

Bis zur WEG-Reform 2020 galt: Eine Hausverwaltung konnte während der laufenden Bestellungszeit nur bei Vorliegen eines „wichtigen Grundes“ abberufen werden. Fehlte dieser – etwa weil die Unzufriedenheit zwar real, aber schwer zu belegen war – blieb die Gemeinschaft auf Jahre an einen ungeliebten Verwalter gebunden.

Seit dem 1. Dezember 2020 ist das anders. § 26 Abs. 3 WEG stellt klar: Die Abberufung des Verwalters ist jederzeit möglich – ohne Angabe von Gründen, ohne Nachweis eines Fehlverhaltens. Es genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung.

Wie läuft die Abberufung ab?

Die Abberufung erfolgt durch Beschluss. Voraussetzung ist, dass der Tagesordnungspunkt ordnungsgemäß angekündigt wurde – die Abberufung darf also nicht überraschend „von der Tribüne“ beantragt werden, ohne dass die Eigentümer vorab informiert waren. Empfehlenswert ist eine klare Formulierung im Beschluss: Wer wird abberufen, zum welchem Datum, und – sofern bereits beschlossen – wer folgt nach.

Für die Abstimmung reicht eine einfache Stimmenmehrheit nach Köpfen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht. Enthaltungen zählen dabei nicht als Nein-Stimmen.

Abberufen und kündigen sind zwei verschiedene Dinge – das verwechseln viele Eigentümer, und es kostet sie Geld.

Die Abberufung als Organ der WEG ist das eine – der Verwaltervertrag ist das andere. Beide Rechtsverhältnisse laufen parallel, aber nicht zwingend synchron.

Wird die Verwaltung ohne wichtigen Grund abberufen, endet der Verwaltervertrag nach § 26 Abs. 3 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In dieser Zeit hat die Verwaltung grundsätzlich Anspruch auf ihre vereinbarte Vergütung, auch wenn sie keine Leistung mehr erbringt. Eine kürzere Frist kann vertraglich vereinbart werden – oder die Parteien einigen sich einvernehmlich.

Wann entfällt der Honoraranspruch?

Liegt ein wichtiger Grund für die Abberufung vor – etwa schwerwiegende Pflichtverletzungen, Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern, dauerhafter Verstoß gegen gesetzliche Pflichten – kann die Kündigung des Verwaltervertrags fristlos erfolgen. Dann entfällt auch der Vergütungsanspruch für die Restlaufzeit. In diesem Fall ist eine rechtliche Begleitung empfehlenswert, um den wichtigen Grund sauber zu dokumentieren.

Praktische Empfehlung

In der Praxis empfehlen wir, Abberufungsbeschluss und Vertragsbeendigung im selben Beschluss zu regeln. Formulierung sinngemäß: „Die Verwaltung XY wird mit Wirkung zum [Datum] abberufen. Der Verwaltervertrag endet zum selben Datum einvernehmlich / wird fristgerecht zum [Datum] gekündigt.“ So gibt es später keine Interpretationsspielräume.

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium der WEG. Was dort beschlossen wird, bindet alle – auch die, die nicht erschienen sind. Damit das rechtlich bestand hat, muss die Einladung korrekt erfolgen.

Mindestfrist: drei Wochen

§ 24 Abs. 4 WEG schreibt seit der Reform 2020 eine Einladungsfrist von mindestens drei Wochen vor. Vorher galten zwei Wochen; die Verlängerung gibt Eigentümern mehr Zeit zur Vorbereitung und zur Einholung von Beratung bei komplexen Tagesordnungspunkten.

Die Frist beginnt mit dem Tag der Absendung der Einladung – nicht mit dem Eingang beim Eigentümer. Bei E-Mail-Versand gilt der Zeitpunkt des Absendens, nicht des Lesens.

Form: Textform ist ausreichend

Die Einladung muss in Textform erfolgen (§ 126b BGB). Das bedeutet: Eine E-Mail reicht aus – ein Einschreiben ist gesetzlich nicht mehr erforderlich, auch wenn manche Gemeinschaftsordnungen älterer Prägung das noch vorsehen. Wer sichergehen will, kombiniert E-Mail und Postversand.

Zwingender Inhalt jeder Einladung: Ort, Tag und Uhrzeit der Versammlung sowie die vollständige Tagesordnung. Punkte, die nicht in der Tagesordnung stehen, können in der Versammlung zwar besprochen, aber nicht wirksam beschlossen werden.

Ein Beschluss über einen nicht angekündigten Tagesordnungspunkt ist anfechtbar – und wird vor Gericht regelmäßig gekippt.

Wer darf einladen?

In der Regel ist die Hausverwaltung zur Einberufung verpflichtet – mindestens einmal jährlich zur ordentlichen Eigentümerversammlung. Darüber hinaus muss die Verwaltung eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn dies mehr als ein Viertel der Eigentümer (nach Miteigentumsanteilen) verlangt. Kommt die Verwaltung dem nicht nach, kann der Verwaltungsbeirat einberufen – oder im Notfall das Gericht auf Antrag ermächtigen.

Neben der jährlichen ordentlichen Versammlung sieht § 24 WEG die Möglichkeit einer außerordentlichen Eigentümerversammlung vor. Sie wird einberufen, wenn ein dringendes Anliegen keinen Aufschub bis zur nächsten ordentlichen Versammlung verträgt – etwa ein akuter Wasserschaden, eine dringende Sanierungsentscheidung oder die Frage einer Notabberufung der Verwaltung.

Das Recht auf Einberufung einer außerordentlichen Versammlung haben:

• Der Verwalter (nach eigenem Ermessen bei dringendem Bedarf)
• Mindestens ein Viertel der Eigentümer nach Miteigentumsanteilen gemeinsam
• Der Verwaltungsbeirat, wenn kein Verwalter bestellt ist

Auch für die außerordentliche Versammlung gilt die Drei-Wochen-Frist – es sei denn, die Dringlichkeit lässt das nicht zu. In echten Notfällen kann mit kürzerer Frist geladen werden, wenn alle Eigentümer zustimmen oder die Gemeinschaftsordnung Ausnahmen erlaubt.

Eine der wichtigsten Neuregelungen der WEG-Reform 2020 betrifft die Kontoführung: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist seit dem 1. Dezember 2020 ausdrücklich rechtsfähig – und als solche auch Kontoinhaberin ihrer eigenen Gelder.

Konten laufen auf den Namen der Gemeinschaft

§ 27 Abs. 5 WEG schreibt vor, dass der Verwalter Gelder der Gemeinschaft auf Konten zu führen hat, die auf den Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer lauten. Eine Kontoführung auf den Namen des Verwalters ist nicht mehr zulässig – und war auch vor der Reform schon eine häufige Quelle von Konflikten und Haftungsrisiken.

In der Praxis bedeutet das: Wenn Sie Ihr WEG-Konto prüfen, sollte als Kontoinhaber die Gemeinschaft stehen – zum Beispiel „Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 5, 72770 Reutlingen“, vertreten durch die Verwaltung. Steht dort der Name des Verwaltungsunternehmens als alleiniger Kontoinhaber, ist das eine Pflichtverletzung.

Zwei Konten als Standard

Eine ordentliche Verwaltung führt mindestens zwei getrennte Konten:

• Bewirtschaftungskonto (Girokonto): Hier fließen die laufenden Hausgeldzahlungen ein und die laufenden Ausgaben ab – Strom, Wasser, Hausmeister, Versicherungen.
• Erhaltungsrücklage (Rücklagenkonto): Hier werden die angesammelten Instandhaltungsrücklagen verwahrt. Das Geld ist zweckgebunden und darf nur für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen verwendet werden.

Warum Vermögenstrennung schützt

Die Trennung zwischen dem Vermögen der Gemeinschaft und dem Betriebsvermögen des Verwalters ist nicht nur eine formale Pflicht – sie hat handfeste Schutzwirkung: Gerät die Verwaltungsgesellschaft in Insolvenz, ist das Gemeinschaftsvermögen auf den WEG-Konten insolvenzrechtlich geschützt. Es gehört nicht zur Insolvenzmasse des Verwalters.

Eigentümer haben das Recht, vom Verwalter jederzeit Auskunft über den Kontostand und die Kontobewegungen zu verlangen. Der Verwaltungsbeirat hat darüber hinaus ein gesetzliches Einsichtsrecht (§ 29 WEG) und sollte dieses aktiv wahrnehmen.

Ein Verwalter, der die Konten auf seinen eigenen Namen führt, schützt die Gemeinschaft nicht – er schützt sich selbst.