Eigentümerversammlung einberufen – Ablauf und Praxis
Wer darf, wann muss, wie geht es korrekt? Eine Praxisanleitung aus Sicht eines Verwalters.
Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem in einer Wohnungseigentümergemeinschaft die wesentlichen Entscheidungen fallen. Doch viele Einladungen sind in der Praxis formell angreifbar – oft schon, bevor irgendjemand über Inhalte spricht. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es bei Einberufung, Form und Tagesordnung wirklich ankommt.
Wer kann eine Eigentümerversammlung einberufen?
In der Regel liegt das Einberufungsrecht beim Verwalter der Gemeinschaft. Er ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Versammlung durchzuführen – in der Praxis meist vor oder nach Vorlage der Jahresabrechnung. Daneben kann der Verwaltungsbeirat oder ein bestimmter Anteil der Eigentümer eine außerordentliche Versammlung verlangen.
Existiert kein Verwalter oder verweigert dieser die Einberufung trotz berechtigtem Anlass, kann ein vom Vorsitzenden des Beirats benannter Eigentümer oder ein gerichtlich ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen. In unserer Praxis sehen wir solche Fälle vor allem dann, wenn es zwischen Verwalter und Eigentümern bereits Spannungen gibt – ein Signal, dass eine grundsätzliche Klärung ohnehin überfällig ist.
Eine formell saubere Einberufung kostet zwanzig Minuten Arbeit. Eine angefochtene Eigentümerversammlung kostet Monate.
Fristen und zulässige Einladungsform
Üblicherweise wird die Einladung mehrere Wochen vor dem Termin verschickt – die konkrete Mindestfrist ist im Gesetz geregelt und kann durch die Gemeinschaftsordnung verlängert sein. Generell gilt: lieber großzügig einladen als knapp. Berufstätige Eigentümer brauchen Zeit, um Urlaub oder Termine zu verschieben, und kurze Fristen produzieren später regelmäßig den Vorwurf der unzureichenden Vorbereitung.
Die klassische Form ist die postalische Einladung. Seit der WEG-Reform 2020 ist auch die Einladung per E-Mail zulässig, sofern die Gemeinschaft das entsprechend beschlossen oder ein einzelner Eigentümer dem für sich zugestimmt hat. In gemischten Konstellationen verschicken wir parallel: Brief für die, die ihn ausdrücklich wünschen, E-Mail für die, die das schriftlich erlaubt haben.
Die Tagesordnung – mehr als eine Stichwortliste
Jeder Tagesordnungspunkt muss so präzise formuliert sein, dass jeder Eigentümer aus dem Wortlaut erkennen kann, worüber abgestimmt wird. Pauschalformulierungen wie „Verschiedenes“ oder „Besprechung offener Punkte“ reichen für beschlussrelevante Themen nicht aus – sie können später eine Beschlussanfechtung tragen.
In unserer Praxis hat sich folgende Strukturierung bewährt:
- Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit, Protokollführer
- Jahresabrechnung mit Entlastung des Verwalters
- Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
- Anstehende Instandhaltungs- und Investitionsthemen
- Sonstige Beschlüsse (jeweils einzeln und konkret benannt)
- Verschiedenes (nur Informationen, keine Beschlüsse)
Eigentümer können Themen für die Tagesordnung nachmelden. Üblicherweise sehen Gemeinschaftsordnungen dafür eine Frist vor dem Versammlungstermin vor. Wer Anträge stellen will, sollte sie frühzeitig schriftlich an den Verwalter senden – idealerweise mit ausformuliertem Beschlussvorschlag.
Beschlussfähigkeit und Abstimmungsmodi
Seit der WEG-Reform 2020 ist eine Eigentümerversammlung grundsätzlich beschlussfähig, sobald sie ordnungsgemäß einberufen wurde – unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Damit ist das alte Problem der „Wiederholungsversammlung“ entschärft, das viele Verwaltungen früher zu mehrfachen Anläufen zwang.
Trotzdem bleibt die Frage, mit welchen Mehrheiten entschieden wird. Generell gilt: einfache Mehrheit für die meisten laufenden Themen, qualifizierte Mehrheiten für bestimmte bauliche Veränderungen, Einstimmigkeit für Eingriffe in das Sondereigentum. Bei größeren Investitionen empfehlen wir, mit dem Verwaltungsbeirat im Vorfeld zu klären, welche Mehrheit erforderlich ist und wie die Vollmachten-Lage aussieht.
Die meisten gescheiterten Beschlüsse scheitern nicht am Willen der Eigentümer, sondern an fehlenden Vollmachten.
Häufige Stolperfallen in der Praxis
Aus unseren Mandaten in Stuttgart, Reutlingen, Tübingen und Konstanz sehen wir immer wieder dieselben Fehlerquellen:
- Zu knappe Einladungsfrist – Berechnung der Tage nicht sauber dokumentiert.
- Unpräzise Tagesordnung – „Sanierung Dach“ reicht nicht; es muss klar sein, ob nur informiert oder beschlossen werden soll.
- Vergessene Anlagen – Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan sollten mit der Einladung verschickt werden.
- Protokoll-Vakuum – Ohne sauberes Beschlussprotokoll mit Unterschriften ist die ganze Versammlung später schwer belegbar.
- Versammlung am ungünstigen Ort – Räume ohne Belüftung, Parkplatzprobleme oder zu kleine Stuhlreihen drücken die Stimmung – und damit die Diskussionsqualität.
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Weitere InformationenHäufige Fragen
Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Kann eine Eigentümerversammlung auch online stattfinden?
Was passiert, wenn die Einladung fehlerhaft war?
Können sich Eigentümer vertreten lassen?
Hinweis zur regionalen Anwendbarkeit: Die Beobachtungen in diesem Ratgeber stammen aus unserer Hausverwaltungs-Praxis in Baden-Württemberg, insbesondere im Großraum Stuttgart, Reutlingen, Tübingen und Konstanz/Bodensee. Regionale Gemeinschaftsordnungen und örtliche Gerichtspraxen können im Detail abweichen.
Stand: Mai 2026. Inhalte dieses Ratgebers stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für individuelle Entscheidungen rund um Einberufung und Beschlussfassung bitte eine auf WEG-Recht spezialisierte Kanzlei einschalten.